Digitaal legionellabeheer met de FMA app
Spoelen, temperaturen meten en gebreken melden op smartphone of tablet. Alles direct in het logboek, en altijd te laten zien.
Legionellabeheer digitaal en aantoonbaar.
Kort antwoord: de FMA app (Facility Management Assistant) is een digitale beheertool van Prime Advice, onderdeel van DIA Groep, ontwikkeld met medewerking van Beheer&Water². Uw eigen facilitaire medewerkers, of wij als u het beheer uitbesteedt, voeren de legionellabeheersmaatregelen uit op een smartphone of tablet. Elke registratie komt direct in een centraal systeem. Zo ziet u op elk moment wat er is gedaan, wat er nog moet gebeuren en waar iets mis is. De app is niet alleen voor legionellabeheer: hij is ook in te richten voor HACCP en andere periodieke controles. De app draait al bij een aantal opdrachtgevers. Wilt u hem zien? Wij richten graag een demo voor u in.
Waarom digitaal legionellabeheer?
Bij veel facilitaire diensten gaat legionellabeheer nog op papier. Beheersmaatregelen worden met de hand op formulieren gezet, die op locatie bewaard moeten worden. Met meerdere gebouwen wordt dat snel onoverzichtelijk, en dan ontstaan er onnodige risico’s.
Bovendien moet u kunnen aantonen wat u heeft gedaan. Op een prioritaire locatie houdt u een logboek bij. Geldt voor uw gebouw de zorgplicht? Ook dan moet u bij een besmetting laten zien dat u alle redelijke maatregelen heeft genomen. Een volledige en controleerbare registratie is daarvoor het bewijs.
Wat doet de FMA app?
- Alles op één plek. Alle gegevens van uw gebouwen staan centraal en digitaal opgeslagen.
- Werkt op smartphone en tablet. Android en iOS, online en offline.
- Ingericht op uw organisatie. Met uw eigen namen voor gebouwen, bouwlagen, afdelingen en ruimten.
- Planboard. Alle geplande beheertaken op een rij, met looproutes voor het werk op locatie.
- Escalatie. Is een taak niet op tijd gedaan, dan krijgt de verantwoordelijke leidinggevende automatisch een melding.
- Gebreken direct melden. Een lekkende kraan of een te lage warmwatertemperatuur gaat per e-mail naar de facilitaire dienst.
- Rapportages. Managementrapportages op elk moment, als pdf te exporteren.
- Veilige toegang. U bepaalt wie wat mag zien en doen, en u kunt de inspecteur tijdelijk laten meekijken.
Hoe werkt de app?
De FMA app bestaat uit twee delen die via de cloud met elkaar in verbinding staan:
- Het Centraal Management Systeem (CMS). Een webomgeving op de pc. Hier beheert de verantwoordelijke manager alle locaties en objecten, deelt hij taken per gebouw toe en ziet hij realtime de status van alle beheersmaatregelen.
- De app op smartphone of tablet. De medewerker ziet hier welke taken hij moet doen. Na uitvoering verdwijnt de taak van het scherm en gaat de registratie automatisch naar het CMS.
Van tekening naar beheertaak
Prime Advice heeft een eigen codering voor componenten ontwikkeld, zoals tappunten en sanitaire toestellen. Elk component krijgt een vaste code en de beheeracties die erbij horen. Die gegevens zetten wij op de digitale installatietekeningen. Vanuit de tekening maken we een bestand dat in de app wordt ingelezen. Binnen enkele minuten staan alle componenten erin, elk met de eigen beheersmaatregelen.
Zijn er geen digitale tekeningen? Dan voeren we de gegevens in via een Excel-bestand. Tekeningen zijn dus niet verplicht, maar maken het werk sneller en beter te volgen.
Plannen, bijsturen en escaleren
In het planboard staan alle beheersmaatregelen die nog moeten gebeuren. De manager kan ze op elk moment aanpassen, ook hoe vaak een component wordt gespoeld of gecontroleerd. Is er een legionella-overschrijding of een andere calamiteit? Dan voert u het beheer direct op, en zet u het later weer terug naar het normale niveau. Wijzigingen staan meteen op de smartphones en tablets van de medewerkers.
Wordt een taak niet op tijd gedaan, bijvoorbeeld door ziekte of drukte, dan meldt de app dat automatisch aan de aangewezen leidinggevende. Zo kan de taak alsnog binnen de wettelijke termijn gebeuren.
Registreren op locatie
- Meten en vastleggen. Bij het spoelen van een tappunt legt de medewerker de begintemperatuur, de eindtemperatuur en de spoelduur vast. Een temperatuurmeter kan via bluetooth aan de app worden gekoppeld. Zo vindt u plekken waar het water te warm wordt of te koud blijft, en kunt u die aanpakken.
- Gebreken en aandachtspunten. Een defecte of lekkende kraan of een onveilige situatie meldt de medewerker meteen. De melding gaat naar de facilitaire dienst of, als dat is afgesproken, naar de onderhoudsinstallateur.
- Extra maatregelen. Ziet de medewerker dat er meer nodig is, dan voegt hij die maatregel direct toe.
- Uren. De bestede beheeruren worden per locatie geregistreerd, zodat u ziet waar de tijd heen gaat.
- Zonder internet. Op plekken zonder verbinding, zoals een penitentiaire inrichting, werkt de app offline. Taken en registraties gaan dan via een wifi-punt buiten de locatie heen en weer.
Rapportages en logboek
Vanuit het CMS maakt de manager rapportages per week, per maand of over een zelfgekozen periode. Die worden digitaal bewaard in het logboek van het gebouw. Bijzonderheden, zoals een afwijkende warmwatertemperatuur, een te hoge koudwatertemperatuur of een gebrek aan een toestel, haalt u er direct uit. U zet er commentaar bij en mailt ze naar de facilitaire dienst, die ze kan doorsturen naar de onderhoudspartij.
Voor de opslag van rapportages en documenten richt Prime Advice desgewenst een eigen omgeving in SharePoint in, het Centraal Meldpunt Gegevensbeheer. Daar staan alle gegevens van uw gebouwen bij elkaar. De ILT of het waterbedrijf kunt u er tijdelijk toegang toe geven, zodat zij risicoanalyses, beheersplannen, logboeken en tekeningen kunnen inzien.
Voor wie is de FMA app?
Voor facilitaire diensten en eigenaren van gebouwen die hun legionellabeheer op orde en aantoonbaar willen hebben, vooral als ze meerdere gebouwen hebben. Bijvoorbeeld:
- ziekenhuizen en zorginstellingen;
- universiteiten en scholen;
- penitentiaire inrichtingen en asielzoekerscentra;
- gebouwen met een logiesfunctie, badinrichtingen, jachthavens en truckstops;
- kantoren, woongebouwen en andere gebouwen met een collectieve leidingwaterinstallatie die onder de zorgplicht vallen.
Uw eigen facilitaire medewerkers gebruiken de app zelf, of u besteedt het legionellabeheer uit en wij gebruiken de app voor u. Zo staan wij vanuit beheer en onderhoud dicht bij de gebruikers van het gebouw.
Zelf in beheer, met onze backoffice
U kunt de FMA app ook in eigen beheer nemen. Prime Advice ondersteunt u dan met een backofficefunctie. Zo blijft de kwaliteit van het werk op de werkvloer geborgd.
Demo aanvragen
Wilt u zien hoe de FMA app werkt voor uw gebouwen? Wij richten een demo in en presenteren die aan u. Neem contact met ons op.
Ook voor andere periodieke controles
De app is niet alleen voor legionella. U kunt hem inrichten voor HACCP-eisen en voor alles wat wekelijks, maandelijks of jaarlijks gecontroleerd moet worden. Een voorbeeld uit de zorg: de maandelijks verplichte temperatuurmeting van koelkasten en vriezers waarin medicatie wordt bewaard.
De regels in het kort
Voor prioritaire drinkwaterinstallaties gelden de regels uit hoofdstuk 4 van het Drinkwaterbesluit (artikel 35 tot en met 44) en de Regeling legionellapreventie in drinkwater en warm tapwater. Het drinkwater mag maximaal 100 kve per liter legionellabacteriën bevatten. Bij meer dan 1.000 kve per liter meldt de eigenaar dat bij de ILT. Lees meer bij legionella boven de norm.
De app helpt het beheersplan uit te voeren en vast te leggen, maar vervangt de wettelijke stukken niet. Op een prioritaire locatie blijven de risicoanalyse, het beheersplan en de monstername nodig. Dat werk is BRL 6010-gecertificeerd via Prime Advice B.V. (onderdeel van DIA Groep).
Zo starten we
- Inventariseren. Wij verzamelen de tekeningen, de risicoanalyse en het beheersplan, of nemen de componenten op in een Excel-bestand.
- Coderen. Elk component krijgt een code en de beheersmaatregelen uit het beheersplan.
- Inrichten. Met uw eigen namen voor gebouwen en ruimten, en de rechten per medewerker.
- Vrijgeven. Is alles klaar, dan geeft de manager het object met één klik vrij. De taken staan dan op de smartphones en tablets van de medewerkers.
- Uitvoeren en bijsturen. Registreren op locatie, rapporteren en bijsturen waar dat nodig is.
Veelgestelde vragen
Demo of vragen over de FMA app? Neem contact op
Daniël Winkels, ontwerper sanitair en specialist legionella bij Prime Advice (DIA Groep), is uw aanspreekpunt. Bel, mail of gebruik het contactformulier.
Of mail rechtstreeks naar info@primeadvice.nl.
Heb je een vraag of wil je kennismaken?
Neem contact met ons op.
