Waarom is dit belangrijk?

Een bouwproject is een complex samenspel van partijen, processen en contractuele afspraken. Als deze afspraken niet helder zijn of niet worden bewaakt, ontstaan al snel misverstanden, discussies en faalkosten. Contractmanagement gaat over het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken, zowel van de leverancier als van de eigen organisatie. De doelstellingen zijn duidelijk: leveranciersprestaties beheersen, tevredenheid verhogen, strategische besluitvorming ondersteunen, risico’s beheersen en de effectiviteit van het proces vergroten. Goed contractmanagement draagt bij aan betere kwaliteit van het geleverde, kostenreductie, transparantie en het voorkomen van meerwerk en andere financiële risico’s.

Bij moderne aanbestedingen is het selecteren van de juiste contractvorm slechts de eerste stap; vervolgens moet er actief gestuurd worden op de gemaakte afspraken. Met actief contractmanagement verlopen projecten soepeler, komt niemand voor verrassingen te staan en worden conflicten voorkomen. Ook worden rollen, rechten en plichten van alle partijen bewaakt en kunnen veranderingen tijdig worden vastgelegd.

Naast duidelijke contractafspraken is het essentieel om de processen rond een project te optimaliseren. De bouw- en infrasector kent hoge faalkosten; deze worden vaak veroorzaakt door onvolledige informatie, het niet vastleggen van afspraken en werken op basis van aannames. Een versnipperde projectorganisatie – waar calculators, werkvoorbereiders en projectleiders geïsoleerd werken – leidt tot een eilandencultuur en verlies van cruciale informatie. Door de processen van begin tot eind te analyseren, samenwerkingspatronen te verbeteren en informatieoverdracht te optimaliseren, kunnen faalkosten drastisch worden verminderd.

Onze aanpak

• Contractinventarisatie en risicoscan – We inventariseren bestaande contracten, afspraken en contractvormen (UAV, UAV‑GC, bouwteam) en analyseren de risico’s. We beoordelen de mate van volledigheid, helderheid en uitvoerbaarheid en brengen mogelijke knelpunten in kaart.
• Keuze van contractvorm en contractopstelling – In de voorbereidingsfase adviseren we over de juiste contractvorm en helpen bij het opstellen van vraagspecificaties, overeenkomsten en aanbestedingsdocumenten. We zorgen dat alle eisen en doelstellingen van de opdrachtgever helder worden vertaald naar contractuele bepalingen.
• Contractbewaking en bijsturing – Tijdens de uitvoering monitoren we of afspraken worden nageleefd. We maken gebruik van kritische prestatie‑indicatoren (KPI’s) en dashboards om prestaties op kwaliteit, tijd en kosten te volgen. Indien nodig sturen we bij door aanvullende afspraken of correcties. We zorgen dat zowel formele als informele afspraken worden vastgelegd zodat niets tussen de regels wegvalt.
• Procesmapping en optimalisatie – Parallel aan contractmanagement maken wij de projectprocessen inzichtelijk. We analyseren informatiestromen, rollen en verantwoordelijkheden en identificeren inefficiënties. Door partijen samen te brengen en processen op elkaar af te stemmen, voorkomen we een eilandencultuuren zorgen we voor betere samenwerking en snellere besluitvorming.
• Rapportage en evaluatie – Wij evalueren tussentijds en aan het einde van het contract of de resultaten overeenkomen met de afspraken. We controleren facturen en verrekeningen en stellen rapportages op die strategische beslissingen onderbouwen. Lessons learned nemen we mee naar volgende projecten.
• Procesbegeleiding– Contractmanagement is mensenwerk. Wij begeleiden betrokken partijen, bevorderen heldere communicatie en zorgen voor een open houding zodat problemen vroeg worden gesignaleerd en opgelost. Waar nodig betrekken we juristen voor de juridische afstemming en leiden we teams op in contractbewustzijn.

Wat levert het op?

• Grip op kosten, kwaliteit en planning – Door afspraken helder vast te leggen en ze actief te bewaken, blijft het project op koers en worden risico’s geminimaliseerd. U voorkomt onduidelijkheden, meerwerk en discussies.
• Betere prestaties en samenwerking – Contractmanagement zorgt dat alle partijen weten waar ze aan toe zijn, wat leidt tot betere samenwerking, hogere kwaliteit en tijdige oplevering. Procesoptimalisatie voorkomt faalkosten door informatieverlies en versnippering.
• Transparantie en verantwoording – Door continu te monitoren en te rapporteren heeft u inzicht in de prestaties van leveranciers en eigen organisatie. Dit ondersteunt tactische en strategische besluitvorming en vergemakkelijkt compliance met wet‑ en regelgeving.
• Flexibiliteit en aanpasbaarheid – Bouwprojecten veranderen door nieuwe eisen, onverwachte omstandigheden of voortschrijdend inzicht. Goed contractmanagement maakt het mogelijk om wijzigingen te beheersen en snel bij te sturen.
• Minder faalkosten – Door processen integraal te analyseren en te verbeteren, verminderen we fouten, verkorten we doorlooptijden en verhogen we de efficiëntie. Dit resulteert in lagere faalkosten en een beter rendement.

Wanneer inschakelen?

Schakel ons in wanneer:

• u aan de vooravond staat van een nieuw project en de contractvormen en vraagspecificaties wilt vastleggen;
• u te maken heeft met een complex project met meerdere partijen en wilt voorkomen dat afspraken verwateren;
• er tijdens de uitvoering onduidelijkheden, discussies of meerkosten ontstaan en er behoefte is aan onafhankelijke bewaking en bijsturing;
• u signalen ontvangt dat processen versnipperd zijn, informatie niet goed wordt overgedragen of faalkosten oplopen;
• er wijzigingen optreden door nieuwe regelgeving en contracten daarop aangepast moeten worden.

Samen grip op uw contracten en processen 

Wilt u meer grip op uw contracten en processen? Onze specialisten combineren technische kennis met procesmatig inzicht en schakelen wanneer nodig een externe jurist in. We helpen u bij de keuze van de juiste contractvorm, bewaken de uitvoering en optimaliseren uw processen, zodat uw project soepel en efficiënt verloopt. Neem contact op voor een onafhankelijke kennismaking en ontdek hoe wij contractmanagement en procesoptimalisatie vertalen naar succesvolle projecten.