Betere afspraken en meer grip op uitvoering

Technische installaties in gebouwen worden steeds complexer en vragen specialistische kennis van beheer en onderhoud. Veel organisaties kiezen er daarom voor om onderhoud en storingen uit te besteden via onderhoudscontracten. Maar wie bewaakt of contracten inhoudelijk kloppen, marktconform zijn en de afgesproken prestaties ook daadwerkelijk worden geleverd? Met contractanalyse en contractmanagement zorgen wij dat u optimaal rendement haalt uit uw onderhouds- en servicecontracten. Wij beoordelen bestaande contracten, toetsen de kwaliteit en prijs, verzorgen aanbestedingen en bewaken de uitvoering. Zo krijgt u grip op kwaliteit, kosten en risico’s.

Waarom is dit belangrijk?

• Complexe techniek en schaarse expertise – Gebouwen bevatten steeds meer installaties en systemen. Het ontbreekt facility‑afdelingen vaak aan de kennis en tijd om contracten goed te beheren. Een onafhankelijke contractanalyse identificeert ontbrekende afspraken, onduidelijke verantwoordelijkheden en kansen voor verbetering.
• Prestatie en continuïteit – Contractmanagement bewaakt of leveranciers de afgesproken kwaliteit, responstijden en onderhoudstaken leveren. Door prestaties continu te meten aan de hand van duidelijke KPI’s, worden afwijkingen tijdig gesignaleerd en bijgestuurd.
• Kostenbeheersing en waarde – Goede contracten en strak beheer leiden tot kostenreductie, transparantie en minder risico’s. Slechte contractmanagement kan leiden tot gemiste kortingen, dubbele betalingen en meerwerk.
• Aanpassingsvermogen – Veranderende regelgeving (bijvoorbeeld GACS), duurzaamheidseisen en technologische ontwikkelingen vragen om flexibele contracten. Een periodieke contractanalyse zorgt dat uw contracten up‑to‑date blijven en aansluiten bij nieuwe ambities en wetgeving.

Onze aanpak

1. Inventarisatie en analyse – We verzamelen alle relevante contracten voor onderhoud, service en beheer. Vervolgens analyseren we de financiële en kwalitatieve afspraken: prijsstructuren, looptijden, serviceniveaus, KPI’s, verplichtingen en risicoverdeling. We toetsen of deze passen bij uw doelen, technische installaties en de huidige markt.
2. Verbeterpunten en advies – We brengen verbeterpunten in kaart: onduidelijke of ontbrekende verplichtingen, kansen voor duurzamere oplossingen of betere prestatie‑indicatoren. We adviseren over optimalisatie van contractstructuren (bijv. condition‑based of prestatiegerichte contracten), het integreren van energie- en duurzaamheidsdoelen en het verminderen van risico’s.
3. Inkoop en aanbesteding – Indien contracten moeten worden vernieuwd of opnieuw aanbesteed, begeleiden we het gehele proces. We stellen het programma van eisen op, selecteren geschikte marktpartijen en beoordelen aanbiedingen op prijs, kwaliteit en duurzaamheid. We helpen bij onderhandelingen en contractvorming, zodat het resultaat aansluit bij uw strategie.
4. Contractmanagement – Na contractsluiting monitoren we de uitvoering. We stellen KPI’s op, bouwen dashboards om prestaties, kosten en energieverbruik inzichtelijk te maken en rapporteren periodiek aan u. Dankzij digitale koppelingen tussen het FMIS, energiebeheerprogramma, meerjarenonderhoudsplanning en contractmanagement krijgt u met één klik inzicht in onderhoudskosten, prestaties en energiegebruik.
5. Continu verbeteren – Contractmanagement is geen eenmalige activiteit. We evalueren periodiek de prestaties van leveranciers én uw interne processen en passen de contracten aan wanneer wetgeving, techniek of organisatie verandert. Hierdoor blijft de kwaliteit geborgd en kunt u inspelen op kansen voor innovatie en verduurzaming.

Wat levert het op?

• Transparantie en controle – U weet precies welke prestaties leveranciers leveren, welke kosten worden gemaakt en welke risico’s er zijn. Dit voorkomt verrassingen en geeft grip op uw onderhoudsbudget.
• Kwaliteitsverbetering – Door continu te meten en bij te sturen stijgt de servicekwaliteit. Leveranciers worden gestimuleerd om beter te presteren en u krijgt meer tevreden gebruikers.
• Kostenbesparing – Goed contractmanagement vermindert onnodige uitgaven, beperkt meerwerk, benut beschikbare kortingen en verlengt de levensduur van installaties.
• Risicoreductie – Tijdige signalering van afwijkingen voorkomt storingen en juridische geschillen. Contracten worden afgestemd op nieuwe wet‑ en regelgeving en duurzaamheidsdoelen.
• Strategische waarde – U beschikt over actuele marktkennis, waardoor u sterker staat bij onderhandelingen en kunt inspelen op innovaties zoals condition‑based onderhoud en data‑gedreven contractvormen.

Wanneer inschakelen?

• Bij het afsluiten of verlengen van onderhouds- en servicecontracten voor technische installaties.
• Als u weinig inzicht heeft in de inhoud, looptijd en prestaties van uw huidige contracten.
• Wanneer u wilt overstappen naar prestatiegericht of condition‑based onderhoud en daarbij duurzame ambities wilt vastleggen.
• Als onderdeel van de voorbereiding op wetgeving zoals GACS of de behoefte aan betere energie‑ en onderhoudsrapportage.
• Wanneer u wilt besparen op kosten en risico’s zonder concessies te doen aan kwaliteit.

Wij zorgen voor grip op uw contracten 

Wilt u er zeker van zijn dat uw onderhoudscontracten tegen de juiste voorwaarden zijn afgesloten en dat uw leveranciers leveren wat is afgesproken? Onze specialisten brengen structuur aan in uw contractportefeuille, onderhandelen nieuwe contracten en monitoren prestaties. Neem contact met ons op om te bespreken hoe contractanalyse en contractmanagement uw organisatie vooruit kunnen helpen.