Zekerheid over kwaliteit, veiligheid en contractafspraken

Kort antwoord

Wie installatiewerk of onderhoud uitbesteedt, wil zeker weten dat het werk ook echt is gedaan zoals afgesproken. DIA Groep controleert dat onafhankelijk: we leggen het contract of bestek naast wat er op locatie staat en wat er is gerapporteerd, doen steekproeven en metingen en zetten de afwijkingen op een rij.

Het controleren van uitgevoerde werkzaamheden is een cruciale schakel tussen gepland onderhoud, uitvoering en gebouwefficiëntie. Of het nu gaat om schoonmaak, correctief onderhoud, vervangingswerk of servicebeurten: alleen met goede controle blijft het gebouw in de gewenste conditie en worden faalkosten, aansprakelijkheid of klachten voorkomen. DIA Groep ondersteunt opdrachtgevers bij het structureel en objectief controleren van uitgevoerde werkzaamheden – zowel technisch als contractueel – en vertaalt bevindingen naar verbetervoorstellen en prestatie-inzichten.

Context / uitdaging

In veel beheerorganisaties ontbreekt het aan tijd, capaciteit of expertise om uitgevoerde werkzaamheden goed te controleren. Facturen worden betaald, maar het zicht op de feitelijke prestatie blijft beperkt. Ook is er vaak een verschil tussen wat wordt vastgelegd in een CMMS of logboek, en wat er fysiek is gebeurd. Dit geldt voor eigen diensten én voor externe leveranciers. Gebrek aan controle leidt tot kwaliteitsverlies, onduidelijkheid over garantie, herhaling van storingen of onnodig werk. Daarnaast vragen contractvormen zoals prestatiegericht onderhoud of UAV-GC om objectieve toetsing van realisatie tegen afspraken.

Aanpak / werkwijze

Wij controleren werkzaamheden op basis van feiten, afspraken en risico’s:

1. Bepaling scope en criteria
   Samen bepalen we welke werkzaamheden gecontroleerd worden: periodiek onderhoud, storingsopvolging, vervanging, reiniging, inspectie, renovatie. We leggen toetscriteria vast: conformiteit met bestek, prestatie-eisen, visuele kwaliteit, veiligheid, documentatie.
2. Documentcontrole en voorbereiding
   We beoordelen meldingen, werkbonnen, rapportages, logboeken en foto’s. We analyseren of de geleverde informatie voldoende is om uitvoering en kwaliteit aan te tonen.
3. Fysieke controle op locatie
   Op locatie voeren we visuele inspectie, functionele beproeving of metingen uit. We letten op:
   - Technische uitvoering en werking
   - Netheid, veiligheid, borging van detailpunten
   - Voldoen aan normen, voorschriften en beheerprocedures
4. Afwijkingen en verbetervoorstellen
   We registreren afwijkingen, bespreekpunten en risico’s. Daarbij geven we concrete verbetervoorstellen – zowel technisch als organisatorisch – gericht op verbetering van uitvoering, aansturing of contractinrichting.
5. Rapportage en opvolging
   U ontvangt een duidelijke rapportage met:
   - Bevindingen en afwijkingen per onderdeel
   - Analyse van oorzaak en risico
   - Advies voor correctie, herhaling of preventie
   - Eventuele aanbevelingen voor aanpassing van contract, SLA of beheerproces

Resultaat / meerwaarde

• Zekerheid over kwaliteit en volledigheid van onderhoud.
• Vastlegging voor garantie, opvolging of geschilbeslechting.
• Voorkomen van faalkosten en herhaalwerk.
• Ondersteuning van prestatiegericht of risicogestuurd onderhoud.
• Inzicht in leveranciersprestatie en verbetermogelijkheden.

Wanneer is dit advies zinvol?

• Bij twijfel over kwaliteit of volledigheid van uitgevoerde werkzaamheden.
• Wanneer contracten worden afgerekend op prestatie, output of resultaat.
• Voor opdrachtgevers die grip willen op uitvoering, veiligheid en borging.
• Als onderdeel van kwaliteitszorg, risicoanalyse of projectbegeleiding.
• Bij oplevering van projecten, onderhoudscycli of vervangingsrondes.

Grip op uitvoering, inzicht in prestaties 

Wie onderhoud uitbesteedt, blijft verantwoordelijk voor het resultaat. DIA Groep helpt u om dat resultaat zichtbaar, toetsbaar en stuurbaar te maken. Neem contact op voor een quickscan, controle-ronde of structureel toetsingsadvies.

Wat we controleren

• Contractafspraken: zijn de afgesproken taken, frequenties en reactietijden nagekomen?
• Kwaliteit van het werk: is er gewerkt volgens bestek, tekeningen en de geldende normen?
• Rapportages en logboeken: kloppen werkbonnen, onderhoudsrapporten en logboeken met de praktijk?
• Meer- en minderwerk: is het gefactureerde werk ook geleverd en was het nodig?
• Documentatie: zijn revisietekeningen, inregelrapporten en handleidingen compleet?

Steekproef of volledige controle?

Bij onderhoudscontracten werken we meestal met steekproeven: we kiezen per installatiesoort een aantal onderdelen en controleren die grondig. Vinden we veel afwijkingen, dan breiden we de steekproef uit. Bij oplevering van een nieuw werk of bij een geschil is een volledige controle vaak verstandiger. We spreken vooraf met u af welke aanpak past.

Projecten met deze aanpak

• Nieuwbouw Rodenborch College: tijdens de uitvoering voerden we elke twee weken controlewerkzaamheden uit, steeds gevolgd door een rapportage en overleg met de installateurs.
• Windpark Zeewolde: als controlerend engineer controleerden we het onderstation, de transformatoren en de parkbekabeling volgens NEN 3840 en de contractvoorwaarden.
• Postillion Hotels Nederland: na de keuze voor een oplossing zien we toe op de uitvoering, zodat alles werkt volgens afspraak.

Verder lezen

• Contractanalyse en contractmanagement
• Directievoering en toezicht
• Commissioning en opleveringsmanagement
• Advies over dagelijks onderhoud
• Revisie- en tekeningenbeheer